Деловые статьи

Внеофисное архивное хранение документов. Что это такое и в чем основные преимущества?

Деятельность всякой компании, идет ли речь о коммерческой или некоммерческой организации, предполагает соблюдение целого ряда формальностей, и, как следствие, требует оформления тех или иных бумаг. При этом, большинство создаваемых актов нуждается в хранении. Более того! Для отдельных видов первичной документации его правила закреплены на законодательном уровне. Так, закон предписывает хранить некоторые первичные документы до передачи их в архив в сейфе главного бухгалтера.

К слову, об архиве. Его создание и функционирование также подчиняется нормативным правилам, соблюдение которых – важное условие предотвращения возникновения претензий со стороны контролирующих органов. Дело в том, что законом предусмотрена административная ответственность для компаний за утрату отдельных важных актов. Сумма штрафа, к слову, весьма существенная.

Как долго хранить бумаги, как именно это делать, каков порядок их уничтожения по истечению установленных сроков хранения – все это вопросы, ответы на которые требуют профессионального участия. И оно вполне может быть предоставлено, ведь сегодня существуют специальные центры обработки информации, в перечень услуг которых, в числе прочего, входит архивное хранение документов.

Подобное аутсорсинговое сотрудничество имеет целый ряд безусловных преимуществ, среди которых следует назвать:

1. Экономию коммерческих площадей. Для архива в первую очередь нужно отдельное помещение. Учитывая арендную и покупную стоимость квадратных метров офисной недвижимости, отдавать их под хранение старых бумаг, чаще всего неоправданная расточительность. В то же время, заключая договор со специализированным центром и передавая документы ему на хранение, можно сэкономить и площадь, и, в конечном итоге, денежные средства.
2. Минимизация временных затрат и административных ресурсов. Создание архива – процесс куда более объемный и многоэтапный, нежели просто выделение отдельной комнаты и складирование там документов. Существуют нормативные правила, подробно описывающие порядок хранения «первички».
3. Оперативность и удобство поиска необходимой информации. Этому способствует целый ряд дополнительных мероприятий, осуществляемых специализированными центрами. Во-первых, они принимают документы у заказчика по описи, каталогизируют и структурируют их. А это значит, что найти тот или иной акт в дальнейшем труда не составит. Во-вторых, в перечень оказываемых архивными фирмами услуг входит также создание электронного архива. Данное мероприятие предполагает сканирование документов и распознавание информации. Таким образом, клиент получает беспрепятственный доступ к архиву в любое время дня и ночи. Все, что для этого нужно – наличие компьютера и доступа в сеть. Остальное – дело техники. Как в прямом, так и в переносном смысле.

Получить более подробную информацию об оказываемых специализированными центрами услугах, равно как и инициировать сотрудничество с ними, можно посетив сайт http://www.osgrm.ru.

 

← Вернуться к списку